Werkzeuge teilen, ausleihen und den Überblick behalten. Diese Anleitung führt dich durch alle Funktionen der App – von der Anmeldung bis zur Vereinsverwaltung.
ToolMate ist eine App zum Teilen von Werkzeugen innerhalb einer festen Gruppe – Nachbarschaft, Freundeskreis, Verein. Jeder trägt ein, was er besitzt und verleihen möchte. Die anderen sehen den Bestand, reservieren über einen Kalender und melden die Rückgabe.
Drei Begriffe tauchen immer wieder auf:
Beim ersten Start hast du auf dem Willkommensbildschirm die Wahl zwischen Sign up (neues Konto) und Log in (bestehendes Konto).
Für die Registrierung brauchst du eine E-Mail-Adresse und ein Passwort. Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein und je einen Großbuchstaben, einen Kleinbuchstaben und eine Ziffer enthalten. Der Name ist freiwillig – lässt du ihn leer, wird der Teil deiner E-Mail-Adresse vor dem @ verwendet.
Statt E-Mail und Passwort kannst du dich auch mit deinem Google-Konto anmelden. Auf iPhone und iPad steht zusätzlich „Mit Apple anmelden" zur Verfügung. Beides lässt sich später im Profil mit deinem Konto verknüpfen oder wieder trennen.
Auf dem Login-Bildschirm gibt es das Häkchen „Eingeloggt bleiben". Ist es gesetzt, musst du dich beim nächsten Start nicht erneut anmelden – die Sitzung hält 30 Tage. Danach fragt die App wieder nach deinen Zugangsdaten.
Über „Passwort vergessen?" auf dem Login-Bildschirm schickt dir die App einen Link zum Zurücksetzen. Kommt keine Mail an, sieh im Spam-Ordner nach.
Nach dem Login siehst du unten drei Bereiche:
| Bereich | Was du dort findest |
|---|---|
| Inventar | Deine eigenen Werkzeuge, was du dir geliehen hast, und – falls zutreffend – die Werkzeuge deiner Vereine. |
| Community | Deine Gruppen und alles, was die anderen dort eingetragen haben. Hier leihst du aus. |
| Verwaltung | Kategorien, Standorte, Communities und Vereine verwalten sowie offene Anfragen bearbeiten. |
Oben in der Leiste liegen zwei weitere Einstiege:
Bevor du etwas ausleihen oder verleihen kannst, brauchst du eine Community. Entweder trittst du einer bestehenden bei oder du gründest eine eigene.
Der Code besteht aus etwa sechs Zeichen und wird in Großbuchstaben geschrieben. Groß- und Kleinschreibung spielt bei der Eingabe keine Rolle.
Über das Plus-Symbol im Community-Tab. Du vergibst einen Namen, optional eine Beschreibung, und legst fest, welche Kategorien und Standorte in dieser Gruppe zur Auswahl stehen sollen. Der Einladungscode wird automatisch erzeugt.
Als Gründer bist du Eigentümer der Community und kannst Name, Kategorien und Mitglieder verwalten.
In der Community-Liste findest du bei jeder Gruppe ein Teilen-Symbol. Darüber kannst du den Einladungscode kopieren oder direkt per WhatsApp und andere Apps verschicken.
Das Symbol rechts neben dem Teilen-Symbol entfernt dich aus der Gruppe. Bist du der Eigentümer, wird die Community stattdessen gelöscht – das geht allerdings nur, wenn keine Werkzeuge mehr darin eingetragen sind.
Im Tab Inventar unten rechts auf das Plus tippen. Es öffnet sich ein Formular:
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| Name | Pflichtfeld. Danach wird auch gesucht – „Bosch Schlagbohrer" findet sich leichter wieder als „Bohrer". |
| Beschreibung | Freiwillig. Platz für Zubehör, Besonderheiten oder Bedienhinweise. |
| Bilder | Bis zu zwei Fotos, aus der Kamera oder der Galerie. Die Reihenfolge lässt sich per Ziehen ändern; das erste Bild ist das Vorschaubild. |
| Kategorie | Zur Einordnung, etwa „Garten" oder „Elektro". Zur Auswahl stehen nur Kategorien, die in den gewählten Communities freigegeben sind. |
| Standort | Wo das Werkzeug liegt – „Garage", „Keller", „Vereinsheim". |
| Communities | Mindestens eine auswählen. Nur dort ist das Werkzeug sichtbar. |
Tippe in Inventar auf ein Werkzeug, das dir gehört – das Formular öffnet sich zum Bearbeiten. Bilder entfernst du über das Symbol am Bild; ein versehentlich markiertes Bild bekommst du mit langem Antippen zurück, solange du noch nicht gespeichert hast.
Der Bereich hat bis zu drei Reiter:
Über den Filterleisten kannst du die Liste nach Standort oder nach Kategorie gruppieren. Jede Gruppe bekommt eine Überschrift mit Anzahl; alles ohne Zuordnung sammelt sich unter „Nicht zugeordnet" am Ende.
Das Lupen-Symbol blendet ein Suchfeld ein. Gesucht wird gleichzeitig in Name, Beschreibung, Kategorie und Standort.
Hier stehen alle Ausleihen, an denen du beteiligt bist. Oben wählst du zwischen drei Ansichten:
Innerhalb der Ansichten steht oben, was auf dich wartet – also Anfragen, die du beantworten musst, und Rückgaben, die du bestätigen sollst. Danach folgt, was überfällig ist, danach der Rest.
Über der Werkzeugliste sitzen zwei Symbole:
Die Suche findet Wortteile irgendwo im Namen – „Heckenschere" findet also auch die „Akku-Heckenschere". Mehrere Wörter gehen ebenfalls, in beliebiger Reihenfolge: „schere akku" findet dasselbe wie „akku schere".
Filter und Suche wirken zusammen. Ist eine Kategorie gewählt, wird nur darin gesucht. Unter dem Suchfeld steht dann, in welcher – und daneben ein Knopf „Überall suchen", der die Einschränkung aufhebt, ohne die Suche zu verlassen.
Rot hinterlegte Tage sind bereits vergeben und lassen sich nicht auswählen. Der heutige Tag ist blau umrandet. Reservieren kannst du von heute bis maximal ein Jahr im Voraus. Überschneidet sich dein Zeitraum mit einer bestehenden Reservierung, meldet die App das, bevor etwas gespeichert wird.
Bei einem fremden Werkzeug geht eine Anfrage an den Besitzer, der zustimmen oder ablehnen kann. Du bekommst darüber eine Benachrichtigung. Bei deinem eigenen Werkzeug ist der Zeitraum sofort reserviert.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Wartet auf Bestätigung | Die Anfrage liegt beim Besitzer. |
| Reserviert | Zugesagt, der Zeitraum hat noch nicht begonnen oder läuft. |
| Ausgeliehen | Das Werkzeug ist aktuell bei dir. |
| Rückgabe gemeldet | Du hast zurückgegeben, der Besitzer muss noch bestätigen. |
| Abgeschlossen | Erledigt. |
| Storniert | Die Anfrage wurde zurückgezogen. |
| Abgelehnt | Der Besitzer hat die Anfrage abgelehnt, oft mit Begründung. |
Solange eine Anfrage noch nicht bestätigt ist, erscheint beim Werkzeug „Anfrage abbrechen".
Wenn jemand eines deiner Werkzeuge haben möchte, bekommst du eine Benachrichtigung. Die offenen Vorgänge findest du unter Verwaltung → Anfragen oder durch Antippen der Benachrichtigung.
Jede Anfrage zeigt Werkzeug, Person, Zeitraum und den Kommentar, falls einer geschrieben wurde. Du hast zwei Möglichkeiten:
Bringst du ein geliehenes Werkzeug zurück, tippe auf „Zurückgeben". Du findest den Knopf unter Inventar → Vorgänge → Geliehen oder direkt beim Werkzeug in der Community.
Der Besitzer bekommt eine Benachrichtigung und bestätigt die Rückgabe. Erst danach steht der Vorgang auf „Abgeschlossen". Bei deinen eigenen Werkzeugen entfällt dieser Schritt.
Ist das Rückgabedatum überschritten, wird es in der Liste rot dargestellt, und sowohl Besitzer als auch Ausleihende bekommen eine Erinnerung.
Nicht jeder Nachbar installiert eine App. Damit trotzdem nachvollziehbar bleibt, wo dein Werkzeug ist, kannst du eine Ausleihe selbst eintragen.
Das Werkzeug ist damit im Kalender belegt, so dass niemand aus der Community es parallel reserviert. Kommt es zurück, tippst du auf „Rückgabe erfassen". Manuelle Ausleihen kann nur der Besitzer des Werkzeugs anlegen.
Ein Verein ist eine Community mit erweiterten Möglichkeiten: Werkzeuge gehören dem Verein statt einer Einzelperson, und Aufgaben lassen sich auf mehrere Schultern verteilen.
| Rolle | Darf |
|---|---|
| 👑 Eigentümer | Alles – Verein anlegen, Rollen vergeben, Mitglieder entfernen, Verein löschen. |
| ⚙️ Admin | Verein verwalten, Rollen vergeben, Mitglieder entfernen, Werkzeuge pflegen. |
| 🔔 Inventarbetreuer | Werkzeuge pflegen sowie Ausleihanfragen und Rückgaben bearbeiten. |
| 👤 Mitglied | Werkzeuge sehen und ausleihen. |
Rollen vergibst du unter Community → Verein öffnen → Personen-Symbol. Dort tippst du ein Mitglied an und setzt die Häkchen für Admin oder Inventarbetreuer.
Gehört dir eine verwaltende Rolle in einem Verein, erscheint im Reservierungs-Dialog oben das Feld „Ausleihen als". Dort wählst du zwischen dir persönlich und dem Verein. So bleibt nachvollziehbar, ob ein Gerät privat oder für den Verein unterwegs ist.
Beim Anlegen einer Community gibt es den Schalter „Das ist ein Verein". Eine bereits bestehende Community nachträglich zum Verein zu machen, ist aus Sicherheitsgründen nur nach Freischaltung möglich. Unter Verwaltung findest du dazu eine Infokarte mit der Schaltfläche „Entwickler kontaktieren", die eine vorbereitete Anfrage in deiner Mail-App öffnet.
Unter Verwaltung pflegst du beide Listen. Einige Einträge sind fest vorgegeben, eigene kommen dazu.
Beim Anlegen gibst du ein Kürzel und die Bezeichnung an. Das Kürzel darf nur Kleinbuchstaben, Ziffern und Unterstriche enthalten.
Löschen kannst du nur Einträge, die du selbst angelegt hast und die von keinem Werkzeug mehr verwendet werden. Vorgegebene Einträge bleiben bestehen.
Welche Kategorien in einer Community zur Auswahl stehen, legt deren Eigentümer oder Admin fest.
ToolMate meldet sich, wenn etwas passiert: eine Anfrage geht ein, eine Reservierung wird bestätigt oder abgelehnt, eine Rückgabe steht an oder eine Ausleihe ist überfällig.
Alle Meldungen sammeln sich hinter der Glocke in der oberen Leiste. Eine Meldung antippen führt direkt zum passenden Vorgang. Zum Löschen wischst du eine Meldung nach links; über das Menü oben rechts lässt sich die ganze Liste leeren.
Dasselbe gilt für Push-Mitteilungen auf dem Sperrbildschirm: Tippst du eine an, öffnet sich die App direkt beim passenden Vorgang – bei Anfragen und Rückgabe-Meldungen die Anfragen-Seite, sonst die Meldung selbst. Die Meldung gilt damit auch als gelesen und verschwindet aus der Liste hinter der Glocke.
Unter Menü → Einstellungen → Benachrichtigungs-Einstellungen schaltest du einzeln:
Über Menü → Mein Profil erreichst du:
Ganz unten im Profil steht „Account löschen". Aus Sicherheitsgründen musst du dich vorher erneut anmelden. Anschließend werden deine Werkzeuge samt Bildern, dein Profil und deine Zugangsdaten entfernt.
Werkzeuge erscheinen nur, wenn sie beim Eintragen dieser Community zugeordnet wurden. Prüfe außerdem den Kategorie-Filter oben – ist dort eine Kategorie markiert, wird gefiltert.
Rote Tage sind bereits vergeben, Tage in der Vergangenheit lassen sich nicht wählen, und weiter als ein Jahr im Voraus geht es nicht.
Achte auf Verwechslungen zwischen der Ziffer 0 und dem Buchstaben O sowie zwischen 1 und I. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Lass dir den Code im Zweifel über das Teilen-Symbol neu schicken.
Das geht nur, wenn keine Werkzeuge mehr eingetragen sind. Die Mitglieder müssen ihre Einträge vorher entfernen oder anderen Communities zuordnen.
Bearbeiten darf nur, wer das Werkzeug eingetragen hat. Bei Vereins-Werkzeugen zusätzlich Admins und Inventarbetreuer des Vereins.
Prüfe zuerst die Benachrichtigungs-Einstellungen in der App, danach die Systemeinstellungen deines Handys.
Die Sitzung endet nach 30 Tagen, und ohne das Häkchen „Eingeloggt bleiben" bereits beim Schließen der App. Melde dich einfach neu an, es gehen keine Daten verloren.
Fehler gefunden oder eine Idee für eine neue Funktion? Unter Menü → Einstellungen → Feedback geben kannst du beides direkt aus der App melden. App-Version und Geräteinformationen gehen automatisch mit, das erspart Rückfragen.
Unter Einstellungen → Release Notes siehst du, was sich in den letzten Versionen geändert hat. Nach einem Update zeigt die App die Neuerungen einmalig von selbst an.